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Was muss ich als Weddinplaner beachten? Die grobe Checkliste.

Aktualisiert: 14. Aug.

Wie beim Häuserbau benötigt auch das Planen einer Hochzeit ein solides Fundament (in dem Fall das Brautpaar) sowie die stützenden Grundpfeiler. In diesem Beitrag erfahrt ihr, welche Elemente essentiell für eure Feier sind.


Bei den großen 4 handelt es sich um Location, DJ/Band, Fotograf/Fotografin und Catering. Aber der Reihe nach. Im wahrsten Sinne.


Hier die Checklist:

Essential 1: Die richtige Hochzeitslocation mieten

Essential 2: Den passenden DJ / Band buchen

Essential 3: Den idealen Hochzeitsfotograf engagieren

Essential 4: Das optimale Catering anheuern



Checkliste Hochzeit


"Timing ist alles und keine Stadt in China." Der Spruch aus Heinz Strunks Büchern (früher selbst Mitglied einer Hochzeitsband, inzwischen anerkannter Schriftsteller) trifft es auf den Punkt: Der Zeitpunkt eurer Anfrage für diverse Dienstleistungen ist entscheidend. Nicht selten erreichen uns E-Mails und Last-Minute Anrufe von verzweifelten Brautpaaren, die sich entweder nicht früh genug um die Planung gekümmert haben oder denen aus anderen Gründen der DJ abgesprungen ist. Damit euch so etwas nicht passiert, benötigt es professionelle Dienstleister und genug Vorlaufzeit.


Wenn ihr sichergehen wollt und euch eine ganz spezielle Hochzeits-Location/ DJ/Fotograf/in/Caterer am Herzen liegt, solltet ihr 1,5-2 Jahre im Voraus anfragen. So stehen die Chancen gut, dass an eurem besonderen Tag wirklich alles so wird, wie ihr es euch vorstellt. Wenn ihr bezüglich der genannten Essentials flexibler seid, könnte auch eine Anfrage ca. ein Jahr vor eurer geplanten Hochzeit ausreichen.

 

Essential 1: Die richtige Hochzeitslocation mieten

Treehouse Berlin

Dieses Jahr hatte ein DJ von unserem Heroes-Team die Ehre, im Treehouse Berlin auf dem alten RAW Gelände für eine Hochzeit zu spielen (siehe Bild). Das Personal vor Ort, die Location und das Catering ergaben zusammen mit unserem DJ das perfekte Team für das Brautpaar und wir feierten alle gemeinsam bis früh morgens.


Wenn es um das richtige Setting bei einer Hochzeit geht, ist die richtige Location der ausschlaggebende Faktor. Ob auf einem romantischen Landgut in Brandenburg oder einer offenen Rooftop Location über den Dächern von Berlin: Ihr entscheidet, in welchem Ambiente ihr euren besonderen Tag zelebrieren werdet - wenn ihr denn nur früh genug anfragt. Andernfalls nimmt euch der ausgebuchte Terminkalender die Entscheidung ab. Ach ja, und ohne Hochzeitslocation wird es auch mit allen anderen Essentials schwierig, daher solltet ihr euch darum zuerst kümmern.


Essential 2: Den passenden DJ / Band buchen

DJ Hochzeit Berlin

Unserer Philosophie nach sollten sich DJ und Brautpaar gut verstehen, damit die Feier gelingt. Bei den Deejay Heroes suchen wir daher den passenden DJ für eure Feier. Fragen Sie uns einfach unverbindlich an.


Ihr habt auf einer Feier eines/einer Bekannten eine/n DJ oder eine Band spielen gehört, der mit seiner Musik die Hochzeitslocation abgerissen hat und wollt ihn euch auch auf eurer Hochzeit sichern? Dann ist schnelles Handeln gefragt. Holt euch beim Brautpaar die Telefonnummer/Visitenkarte und schreibt den/die DJ/Band unverzüglich an. Selbst wenn ihr nur ein ungefähres Datum im Kopf habt, können DJs oder die Band diesen für euch erstmal unverbindlich blocken. Zumindest so lange, bis eine weitere Anfrage für den gleichen Tag reinkommt. Wir Deejay Heroes geben euch in so einem Fall Bescheid, und fragen euch, ob der Termin noch steht oder für andere freigegeben werden darf. DJ Kalender sind für Hochzeiten in Berlin in der Regel ein Jahr im Voraus ausgebucht - so zeigt es zumindest unsere Erfahrung. Das gilt vor allem für Samstage während den Hochzeitsmonaten Mai bis September.


Essential 3: Den/die ideale/n Hochzeitsfotograf/in engagieren

Hochzeitskamera

Vorneweg: Während Hochzeits-DJ oder Band und die damit einhergehende Party mit Familien und Freunden für manche Brautpaare eine optionale Angelegenheit ist, ist ein Hochzeitsfotograf definitiv ein MUSS. Sowohl ihr, als euch eure Familien und Freunde wollen sich gerne an diesen Tag zurück erinnern und das funktioniert am Besten in Form von tollen Bildern oder Videos. Zugegeben, heutzutage ist jede/r mit seinem Smartphone ein/e kleine/r Hobby-Fotograf/in. So sehr es auch verlockend sein mag, diesen Job Freunden und Familienmitgliedern zu übertragen - es gehört tatsächlich mehr dazu, als ein Foto zu schießen und einen Filter darüber zu legen. Ähnlich wie beim DJ sollte dies den Profis mit jahrelanger Erfahrung überlassen werden. Daher solltet ihr auch hier früh genug anfragen. Mehr zum Thema Hochzeitsfotografen findet ihr hier.


Essential 4: Das optimale Catering anheuern

Catering Hochzeit

Bei der Wahl zwischen á la carte und Buffet solltet ihr immer das Buffet wählen.


In der Regel bieten viele Hochzeitslocations in Berlin und Brandenburg das Catering gleich mit an. Sollte dies der Fall sein, erkundigt euch bitte, ob das Essen á la carte (Essen nach Gängen/Menüs) oder als Buffet serviert wird. Solltet ihr die Wahl haben, empfehlen wir euch, immer das Letztere zu wählen. Dies sorgt nicht nur für eine größere Auswahl sondern auch für Bewegung zwischen den Gängen und somit für einen regen Austausch unter euren Gästen während sie in der Schlange stehen.


Falls die Location nur die Räumlichkeiten zur Verfügung stellt, müsst ihr das Catering extern organisieren. Eine Hochzeit kann den ganzen Tag - und mit dem richtigen DJ auch die ganze Nacht - gehen und eure Gäste sollen nicht verhungern. Daher ist auch der Mitternachtssnack und die Hochzeitstorte unverzichtbar.

Auch wichtig: Bei der Wahl eures Caterers solltet ihr vor allem die Wünsche eurer Gäste respektieren: Menüs oder Buffets ohne vegetarische oder vegane Alternativen sind heutzutage (vor allem in Berlin) undenkbar.


Startklar für die Weddingplanung? Alles nochmal im Überblick:


Falls ihr schon einen Termin in Aussicht habt, fragt als erstes bei euren favorisierten Locations an. Erkundigt euch in der E-Mail/am Telefon auch gleich nach dem Catering. Wie bereits erwähnt, sind diese meist in der Mietpauschale inklusive. Anschließend empfehlen wir, sich um einen professionellen DJ / Band zu kümmern, da die Besten oft schon lange vorher ausgebucht sind. Sie können entweder direkt bei uns anfragen oder im Netz nach dem richtigen DJ oder Band recherchieren. Auch sollten Sie zeitnah einen Haken hinter dem Hochzeitsfotografen machen. Instagram ist hierfür die perfekte Social Media Platform, da Sie sich hier einen guten Eindruck über die jeweiligen Portfolios der Fotografen machen können. Nachdem ihr nun die grobe Checklist habt, könnt ihr euch für die Detailplanung noch ein paar weitere Tipps holen: 14 Tips für die Hochzeitsplanung.


Wir wünschen euch in jedem Fall viel Erfolg für die Planung eurer Hochzeit! Wenn ihr Fragen rund um das Thema Hochzeitsfotografie habt, schreibt es uns hier in die Kommentare oder kontaktiert uns. Wir helfen euch gerne weiter.

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